Привет, Хабр! Меня зовут Саша Шитов, я продакт системы управления проектами YouGile. 

Сегодня расскажу, как мы с командой устали от рабочих чатов в телеге, настолько сильно, что решили сделать свой — встроенный в YouGile. 

Но начну я с предыстории, а именно, с боли рабочего общения в мессенджерах, которая знакома многим. Вот так один наш пользователь описал причины переезда своей команды из телеграма, и мне откликнулось каждое слово. 

А ведь если мы посмотрим даже на статистику 2023 года, то узнаем, что половина пользователей телеги использует мессенджер для рабочей коммуникации. Сейчас им пользуются уже более 100 млн. И большинство из них живёт в таком же режиме, как в истории выше.

В защиту телеграма скажу, что по уровню удобства и вовлечения, на мой взгляд, он на первом месте среди всех аналогов. Именно поэтому он так прочно прижился в рабочих командах.

Но у него есть очевидные недостатки при ведении проектных переписок. Поэтому, когда мы раздумывали о том, каким должен быть идеальный мессенджер, держали их в голове и поставили цель — сделать инструмент, который помогает фокусироваться на работе.

А теперь — по порядку, какие именно проблемы мы хотели решить.

Проблема 1. Нет структуры в рабочих обсуждениях

Типичная ситуация: утром открываешь общий чат — там уже полсотни новых сообщений. Кто-то ответил реплаем про баг, следом пошли комментарии к дизайну, параллельно обсуждают корпоратив. 

Чтобы «не мешать», начинают выносить темы в отдельные чаты. Так появляется «чат по дизайну», потом «чат по багам», потом «чат про корпоратив». Через неделю часть из них теряется, и обсуждения всё равно возвращаются в общий поток.

В итоге одна и та же задача ведётся сразу в трёх местах:

• дизайнер выложил макет в чат «Дизайн»,

• менеджер забылся и отписал свой комментарий в «Общий»,

• а разработчик уточнил детали в личке.

Стоит ли говорить о том, как при этом чувствуют себя люди (особенно новички), которым нужно найти тот самый последний вариант файла и понять, внесены ли туда все правки?

Что мы придумали

Посмотрели на то, как реально устроена рабочая коммуникация, и разложили её на несколько типов:

• общение по задачам — там принимаются быстрые решения и фиксируются правки;

• общение по проектам — вопросы, которые касаются всей команды;

• общение внутри отделов — когда нужна координация внутри функции отдела;

• один на один — личные обсуждения;

• информирование всей команды — объявления и новости.

Самые живые и полезные разговоры идут вокруг задач. Это подтверждает и статистика по общению пользователей в YouGile: 

Поэтому мы сделали так:

• у каждой задачи автоматически есть свой чат (он создаётся вместе с задачей на доске);

• у каждого проекта есть общий чат для фона и широких тем.

Всё остальное (чаты отделов, один-на-один, уведомления) дополняет эту структуру. Но базовый порядок возникает именно за счёт такого разделения — у каждой темы есть своё закрелённое место, и команда больше не тратит время на поиски нужных сообщений.

Проблема 2. Телеграм мешает нормально вести задачи

Идём дальше. 

Попытки внедрить таск-трекер часто заканчиваются одинаково: «Зачем нам ещё одна система? Всё же и так есть в телеграме — закрепы, файлы, переписка». И в этом есть своя логика. Если у команды и мессенджер, и трекер, они начинают конкурировать. Часть общения уходит в один инструмент, часть — в другой.

Как это выглядит: 

• вы ставите задачу в трекере, исполнитель пишет вопросы прямо в её описание;

• вы туда не заглядываете;

• на следующий день он пишет в телеграм, и вы отвечаете там.

Результат: у задачи появляется два центра истины. В трекере остались вопросы без ответа, в мессенджере — переписка, которая никак не связана с задачей. Сроки сдвигаются, и вот команда уже говорит не о том, что делать, а о том, где искать актуальную версию обсуждения.

И здесь хочется сразу дать спойлер — телеграм всегда побеждает. 

Почему? Да потому что он удобный, быстрый и вовлекающий. 

Мы посмотрели на этот конфликт в лоб:

• Задача в трекере — классный инструмент. Она фиксирует ответственность, сроки, прогресс. Но задача сама по себе редко провоцирует живое обсуждение и быстрые ответы.

• Чат в мессенджере — отличный инструмент для быстрых обсуждений. Но в нём легко скатиться в хаотичные беседы и потерять результат.

Поэтому решили объединить эти две сущности в одну. Как я уже писал выше, в YouGile у каждой задачи есть свой чат, и он устроен так:

• привычный интерфейс, похожий на телеграм, чтобы команда чувствовала себя «как дома»;

• быстрые реплаи и реакции;

• разные типы вложений, включая скринкасты;

• опросы;

• голосовые сообщения.

То есть мы взяли лучшее от обоих миров:

• от трекера — ответственность, сроки и контекст;

• от мессенджера — скорость, вовлечённость и живое общение.

Кстати, из-за внедрения скринкастов со звуком бонусом получили такой эффект — у пользователей сильно сократилось количество созвонов.

Проблема 3. Телеграм отвлекает

У рабочих чатов в телеграме обычно смешные аватарки и странные названия. И это понятно — в списке они вынуждены бороться за внимание с личными переписками, каналами и мемами. С волками жить — по-волчьи выть.

Но в итоге рабочие уведомления постоянно смешиваются с личными. Ты открываешь телегу, чтобы ответить коллеге, а через минутку уже скроллишь канал с картинками или обсуждаешь в дружеском чате, куда вечером идти. 

Как мы решаем эту проблему

Ну из очевидного — сама по себе концепция мессенджера внутри трекера работает на то, что там только рабочие чаты:

• список контактов = коллеги;

• список чатов = проекты, задачи, отделы и 1:1.

А чтобы уведомления не превращались в новый источник стресса, мы сделали их гибкими:

• хотите — включаете оповещения по всем чатам;

• хотите — оставляете только по ключевым задачам;

• любое сообщение можно пометить непрочитанным, чтобы вернуться к нему в удобный момент.

Как мы принимаем решения о развитии продукта

Мы много экспериментировали с функциями мессенджера и поняли важную вещь: нельзя просто бесконечно добавлять фичи. Частные улучшения просто решают маленькие кейсы.

Поэтому первый наш принцип в развитии продукта — мы собираем релизы вокруг ценностей и проверяем каждую идею через призму того, какой именно мессенджер мы строим.

У разных игроков — разная опора: Slack позиционирует себя как «место, где происходит всё», Тинькофф и MAX делают ставку на безопасность, у Пачки акцент на «дизайне и современности».

Как я уже говорил, наша концепция — «мессенджер, который помогает фокусироваться на работе». Отсюда и конкретные доработки: например, сделали гибкие настройки оповещений.

При этом в разные периоды мы выбираем отдельные ценности, на которых делаем акцент. Сейчас это «порядок и прозрачность работы». Поэтому мы планируем добавить права в групповых чатах, чтобы администраторы могли задавать правила общения, отдельные каналы для объявлений и автосоздание чатов по проектам и отделам.

Второй принцип — лучше один кейс хорошо, чем много — плохо.

Мы стараемся не гнаться за количеством. Например, нас много раз просили добавить звонки. Но быстро сделать их настолько стабильными, чтобы ими было удобно пользоваться, мы не могли. А «средний» звонок, который лагает и обрывается, убивает пользовательский опыт. Поэтому мы решили: такие вещи либо делаем супернадежными, либо не делаем вовсе. 

Это не значит, что мы отказались от идеи — скорее наоборот, возможно, мы вернёмся к ней, когда будем уверены, что сможем реализовать звонки на уровне, который действительно улучшает работу команд. Тот же подход работает и в других решениях: лучше закрыть меньше сценариев, но сделать их качественно.

И третий принцип — хороший дефолт важнее сложных настроек.

Мы даём гибкость для тех, кто любит всё кастомизировать, но большинство пользователей живёт в настройках по умолчанию. Поэтому именно дефолт должен работать идеально.

Например, мы ожидали, что люди будут активно собирать собственные папки чатов, но этим занялись только 5%. Зато после того как мы поменяли стандартный набор папок, количество переходов в чаты выросло в разы. 

Похожая история была с сортировкой сообщений. Многие хотели функцию «непрочитанные сверху». То есть, чтобы все чаты, где есть новые сообщения, автоматически поднимались в начало списка. Но мы оставили обычный порядок: чаты не прыгают и остаются на своём месте после прочтения. Для тех, кому сортировка действительно нужна, вынесли её в настройки. Дополнительно добавили функцию «отметить всё как прочитанное» — и оказалось, что именно она снимает основной запрос: люди просто хотели быстро избавиться от старых висящих сообщений.

В итоге мы всегда отталкиваемся не от самой фичи, которую просят, а от задачи, которую она должна решать.

Мы не только добавляем новые функции, но и следим, чтобы интерфейс оставался удобным и приятным в использовании. Сейчас решили немного освежить иконки в мессенджере — покажем два варианта, а вы голосуйте в комментариях, какой вам больше нравится.

---

Систему управления проектами YouGile можно попробовать бесплатно: команды до 10 человек получают полный доступ ко всем функциям — навсегда.